Rouvrir une addition clôturée

Vous avez clôturé une addition trop tôt, ou enregistré le mauvais paiement ? Rouvrez-la. La vente clôturée reste enregistrée, et une nouvelle addition ouverte avec les mêmes articles prend sa place, prête à être modifiée et réglée à nouveau.

Quand rouvrir une addition

• L'addition a été clôturée par erreur.
• Le mauvais moyen de paiement a été enregistré, par exemple carte au lieu d'espèces.
• Un article a été oublié sur l'addition.
• Le client veut payer autrement.

Pour rendre de l'argent à un client pour quelque chose, faites plutôt un remboursement. Voir Remboursements.

Avant de commencer

• Rouvrir une addition fait partie de Pro.
• Les propriétaires et administrateurs peuvent rouvrir des additions. Le personnel et les caisses partagées aussi, si votre établissement l'active, avec le PIN d'un responsable (voir plus bas).
• Vous pouvez rouvrir une vente des 7 derniers jours. Pour une vente plus ancienne, remboursez-la et enregistrez une nouvelle vente.
• Mettez à jour l'app Rowie vers la dernière version sur chaque caisse. Les anciennes versions ne proposent pas de rouvrir une addition.

Rouvrir sur la caisse

1. Trouvez la vente. Ouvrez Historique et touchez la vente, ou ouvrez l'addition d'une table après son règlement. Vous venez de la régler ? Touchez Rouvrir l'addition sur l'écran du paiement ou dans le message Session réglée.
2. Touchez Rouvrir l'addition. La caisse montre ce qui arrivera à chaque paiement avant que rien ne change.
3. Ajoutez un Motif si vous le souhaitez, par exemple « mauvais moyen de paiement ».
4. Touchez Rouvrir. Si la table a déjà une autre addition ouverte, le bouton devient Rouvrir sans table, et la nouvelle addition s'ouvre parmi vos additions ouvertes.
5. La nouvelle addition s'ouvre. Modifiez-la et réglez-la comme d'habitude.

Rouvrir dans le portail

1. Ouvrez Finances → Commandes et cliquez sur la vente. L'addition d'une table que vous venez de régler dans Service → Tables le propose aussi.
2. Cliquez sur Rouvrir l'addition et vérifiez ce qui arrivera à chaque paiement.
3. Ajoutez un Motif si vous le souhaitez.
4. Cliquez sur Rouvrir. Si la table a déjà une autre addition ouverte, cliquez sur Rouvrir sans table.
5. La nouvelle addition s'ouvre dans Service → Tables. Modifiez-la et réglez-la comme d'habitude.

Si la connexion coupe pendant la réouverture, réessayez simplement. Une addition n'est jamais rouverte deux fois. Dans le portail, une réouverture inachevée affiche Terminer la réouverture.

Ce que devient l'argent

Avant que vous confirmiez, Rowie montre ce qui revient sur la carte, ce qui reste payé et ce que demande la nouvelle addition.

Un pourboire qui reste payé reste avec l'addition et son serveur. Un pourboire payé par carte revient sur la carte avec son paiement.

La vente d'origine et la nouvelle addition

• La vente d'origine reste enregistrée, et son reçu reste valable. Elle affiche « Rouverte comme addition #1043 ».
• Si une facture avec TVA a été émise pour la vente, Rowie crée automatiquement un avoir.
• La nouvelle addition a les mêmes articles, la même table, les mêmes couverts, places et services. Elle affiche « Rouverte depuis #1042 » et ce qui est déjà payé.
• Les articles déjà servis ne sont pas renvoyés en cuisine.
• Régler la nouvelle addition crée une nouvelle vente avec son propre reçu.

Tant que la nouvelle addition contient de l'argent déjà payé

• Elle ne peut pas être annulée. Réglez-la. S'il ne reste rien à payer, utilisez Marquer comme terminé dans le portail ou Terminer sur la caisse.
• Son total ne peut pas descendre sous ce qui est déjà payé.
• Pour rendre de l'argent, réglez d'abord l'addition, puis remboursez la nouvelle vente. Voir Remboursements.

Qui peut rouvrir une addition

• Les propriétaires et administrateurs.
• Le personnel et les caisses partagées, seulement si votre établissement active Rouvrir une addition clôturée. Dans le portail, ouvrez Paramètres → Caisse → Validation par un responsable, choisissez l'établissement et activez-le. Un responsable saisit ensuite son PIN sur la caisse à chaque fois. Voir Validation par un responsable sur la caisse.

Le tiroir-caisse

Si vous utilisez le tiroir-caisse, la réouverture apparaît comme un remboursement dans la session de la caisse qui règle la nouvelle addition, en général la session ouverte en ce moment. Aucune espèce ne sort du tiroir pour cela. Une session déjà clôturée ne change jamais, pas plus que son rapport Z. Voir Clôture de caisse en fin de journée.

Quand une addition ne peut pas être rouverte

L'option n'apparaît pas, ou Rowie explique pourquoi, quand :

• la vente a déjà été remboursée, en totalité ou en partie,
• le client a contesté un paiement auprès de sa banque et le litige est encore ouvert,
• c'était la vente d'une carte cadeau,
• elle a été clôturée avec une partie impayée,
• elle date de plus de 7 jours,
• un article de la vente ne figure plus sur aucun de vos menus.

Remboursez-la plutôt, puis enregistrez une nouvelle vente si besoin. Une vente avec un litige ouvert ne peut pas non plus être remboursée tant que la banque n'a pas tranché. Voir Litiges et rétrofacturations.

Une vente ne peut être rouverte qu'une fois. Si elle l'a déjà été, elle affiche « Rouverte comme addition » avec un lien vers cette addition.