Frais de non-présentation

Enregistrez la carte du client à la réservation et débitez des frais s’il ne vient pas ou annule tard. Fixez-les puis débitez-les, renoncez-y ou remboursez-les.

Les frais de non-présentation vous protègent des tables vides. Quand un client réserve, il ajoute une carte. Rien n'est débité à ce moment-là. S'il ne vient pas, ou s'il annule trop tard, vous pouvez débiter les frais sur cette carte. S'il vient, la carte est libérée et rien n'est débité.

Avant de commencer

Les frais de non-présentation font partie de Pro, et votre établissement doit pouvoir accepter les paiements par carte. S'inscrire et connecter Stripe
Les propriétaires et administrateurs fixent les frais, et eux seuls peuvent les débiter, y renoncer ou les rembourser. Le personnel peut marquer une réservation comme absente et voir qu'une carte est enregistrée.
Une carte n'est enregistrée que pour les réservations qui ne sont pas payées en ligne : les prestations payées sur place et les prestations gratuites. Quand un client paie en ligne, vous avez déjà son paiement, donc aucune carte n'est nécessaire. Pages de réservation et gestion des réservations

La mise en place

Ouvrez Vendre → Réservations, puis l'onglet Paramètres de votre page de réservation.
Dans les paramètres des frais de non-présentation, choisissez :

Paramètre	Ce que cela signifie
Frais	Le montant, pour toute la réservation ou par personne. Par personne, un groupe de 4 paie 4 fois le montant.
Délai de débit	Combien de temps après l'heure de la réservation vous pouvez encore débiter les frais. 72 heures, sauf si vous le changez.
Annulation tardive	Facultatif. Un client qui annule moins de ce nombre d'heures avant la réservation peut aussi se voir débiter les frais. Laissez vide si l'annulation doit toujours être gratuite.

Enregistrez. Désormais, les nouvelles réservations demandent une carte. Les réservations faites avant n'en ont pas.

Si vous changez les frais plus tard, les réservations déjà faites gardent les frais acceptés par leur client.

Ce que les clients acceptent

En réservant, le client voit les frais et ces conditions, et coche J'accepte avant de pouvoir confirmer :

Votre carte sera enregistrée par votre établissement pour garantir cette réservation. Rien n'est débité maintenant. Si vous ne venez pas, ou si vous annulez moins de 24 heures avant la réservation, votre établissement peut débiter sur cette carte des frais de non-présentation de 20,00 € dans un délai de 72 heures après l'heure de la réservation. Si vous venez, ou si vous annulez à temps, rien n'est débité et la carte est libérée.

Le nom de votre établissement, vos frais et vos délais figurent dans le vrai texte. L'e-mail de confirmation et la page de réservation du client affichent les mêmes conditions. Si un client annule depuis sa page de réservation pendant votre délai d'annulation tardive, il est d'abord prévenu que les frais peuvent être débités.

Débiter les frais

Marquez la réservation comme Absent. Une réservation que le client a annulée tardivement peut être débitée telle quelle.
Ouvrez la réservation et choisissez de débiter les frais de non-présentation. Vous pouvez débiter moins que les frais acceptés, jamais plus.
Confirmez. Le client reçoit un e-mail l'informant que les frais ont été débités.

Rowie ne débite jamais les frais de lui-même : rien ne se passe tant qu'un propriétaire ou un administrateur ne les débite pas. Vous pouvez les débiter jusqu'à la fin du délai de débit. Si la carte est refusée, la réservation l'indique et vous pouvez réessayer tant que le délai court.

Quand la banque demande au client de confirmer

Certaines banques demandent au titulaire de la carte d'approuver un paiement, même un paiement qu'il a accepté. Dans ce cas, la réservation indique que le paiement attend le client, et Rowie lui envoie un e-mail. Il ouvre sa page de réservation et touche Confirmer le paiement. Les frais apparaissent comme débités dès qu'il l'a fait. D'ici là, rien n'est débité.

Renoncer aux frais

Pour ne rien demander au client, ouvrez la réservation et renoncez aux frais. Rien n'est débité et la carte est libérée. Vous pouvez aussi renoncer à un paiement qui attend encore la confirmation du client.

Rembourser les frais

Des frais débités se remboursent comme tout paiement de réservation : ouvrez la réservation et remboursez tout ou partie. La page de réservation du client affiche ensuite le remboursement. Remboursements

Quand la carte est libérée

La carte est libérée, et ne peut plus être débitée, quand :

les clients arrivent et sont installés, ou la réservation est terminée
le client annule à temps, ou vous annulez la réservation
vous renoncez aux frais
le délai de débit prend fin

Bon à savoir

Le client paie exactement les frais qu'il a acceptés, ou moins si vous le décidez.
Vous ne voyez jamais le numéro complet de la carte du client. Les propriétaires et administrateurs voient le type de carte et ses quatre derniers chiffres.
Avec Starter, aucune carte n'est demandée aux clients. Pour les cartes enregistrées quand vous étiez sur Pro, vous pouvez toujours débiter les frais, y renoncer ou les rembourser.