Een gesloten rekening heropenen

Rekening te vroeg dicht of verkeerd afgerekend? Heropen hem: een nieuwe rekening krijgt dezelfde artikelen, de kaart krijgt het terug, contant blijft betaald.

Een rekening te vroeg gesloten, of de verkeerde betaling vastgelegd? Heropen hem. De gesloten verkoop blijft bewaard, en er komt een nieuwe open rekening met dezelfde artikelen voor in de plaats, klaar om aan te passen en opnieuw af te rekenen.

Wanneer je een rekening heropent

De rekening is per ongeluk gesloten.
De verkeerde betaalmethode is vastgelegd, bijvoorbeeld kaart in plaats van contant.
Er ontbrak een artikel op de rekening.
De gast wil op een andere manier betalen.

Wil je een gast voor iets geld teruggeven, doe dan een terugbetaling. Zie Terugbetalingen.

Voordat je begint

Een rekening heropenen hoort bij Pro.
Eigenaren en beheerders kunnen rekeningen heropenen. Personeel en gedeelde kassa's ook, als je zaak het aanzet, met de pincode van een manager (zie hieronder).
Je kunt een verkoop van de laatste 7 dagen heropenen. Een oudere verkoop betaal je terug, en je slaat een nieuwe verkoop aan.
Werk de Rowie-app op elke kassa bij naar de nieuwste versie. Oudere versies bieden heropenen niet aan.

Heropenen op de kassa

Zoek de verkoop. Open Historie en tik op de verkoop, of open de rekening van een tafel nadat die is afgerekend. Net afgerekend? Tik op Rekening heropenen op het betaalscherm of in de melding Sessie afgerekend.
Tik op Rekening heropenen. De kassa laat zien wat er met elke betaling gebeurt voordat er iets verandert.
Vul eventueel een Reden in, bijvoorbeeld "verkeerde betaalmethode".
Tik op Heropenen. Heeft de tafel al een andere open rekening, dan staat er op de knop Heropenen zonder tafel, en de nieuwe rekening opent bij je open rekeningen.
De nieuwe rekening opent. Pas hem aan en reken hem af zoals altijd.

Heropenen in het portaal

Open Financiën → Bestellingen en klik op de verkoop. Ook de rekening van een tafel die je net hebt afgerekend in Bediening → Tafels biedt het aan.
Klik op Rekening heropenen en controleer wat er met elke betaling gebeurt.
Vul eventueel een Reden in.
Klik op Heropenen. Heeft de tafel al een andere open rekening, klik dan op Heropenen zonder tafel.
De nieuwe rekening opent in Bediening → Tafels. Pas hem aan en reken hem af zoals altijd.

Valt de verbinding weg tijdens het heropenen, probeer het dan gewoon opnieuw. Een rekening wordt nooit twee keer heropend. In het portaal toont een heropening die niet klaar is Heropenen afronden.

Wat er met het geld gebeurt

Voordat je bevestigt, laat Rowie zien wat er teruggaat naar de kaart, wat betaald blijft en wat de nieuwe rekening vraagt.

Betaald met	Wat er gebeurt
Kaart of Tap to Pay	Het geld gaat terug naar de kaart van de gast, en de nieuwe rekening vraagt het opnieuw. De gast betaalt nog een keer. Op het afschrift kunnen zowel de terugbetaling als de nieuwe betaling staan.
Contant	Blijft betaald op de nieuwe rekening. Er gaat niets uit de kassalade, en je rekent alleen af wat nieuw is.
Kaart (andere terminal)	Blijft betaald op de nieuwe rekening, net als contant.
Cadeaubon	Het bedrag gaat terug op de cadeaubon. Neem de cadeaubon opnieuw aan op de nieuwe rekening.
Ledentegoed	Het tegoed gaat terug naar het lid. Neem het opnieuw aan op de nieuwe rekening.
Gesplitst	Elk deel volgt de manier waarop het is betaald.

Een fooi die betaald blijft, blijft bij de rekening en de ober ervan. Een fooi die met de kaart is betaald, gaat met die betaling terug naar de kaart.

De oorspronkelijke verkoop en de nieuwe rekening

De oorspronkelijke verkoop blijft bewaard, en de bon blijft geldig. Er staat "Heropend als rekening #1043" bij.
Is er voor de verkoop een btw-factuur gemaakt, dan maakt Rowie er automatisch een creditnota voor.
De nieuwe rekening heeft dezelfde artikelen, tafel, gasten, stoelen en gangen. Er staat "Heropend van #1042" bij, en hoeveel al betaald is.
Artikelen die al geserveerd zijn, gaan niet opnieuw naar de keuken.
Als je de nieuwe rekening afrekent, ontstaat een nieuwe verkoop met een eigen bon.

Zolang de nieuwe rekening al betaald geld bevat

Hij kan niet worden geannuleerd. Reken hem af. Is er niets meer verschuldigd, gebruik dan Markeren als voltooid in het portaal of Markeer als klaar op de kassa.
Het totaal kan niet lager worden dan wat al betaald is.
Wil je geld teruggeven, reken de rekening dan eerst af en betaal daarna de nieuwe verkoop terug. Zie Terugbetalingen.

Wie een rekening mag heropenen

Eigenaren en beheerders.
Personeel en gedeelde kassa's, alleen als je zaak Een gesloten rekening heropenen aanzet. Open in het portaal Instellingen → Kassa → Goedkeuring door manager, kies de vestiging en zet het aan. Een manager typt dan elke keer zijn pincode op de kassa. Zie Goedkeuring door een manager op de kassa.

De kassalade

Gebruik je de kassalade, dan verschijnt de heropening als terugbetaling in de dienst van de kassa die de nieuwe rekening afrekent, meestal de dienst die nu open is. Er gaat daarvoor geen contant geld uit de lade. Een dienst die al is afgesloten verandert nooit, en het Z-rapport ervan ook niet. Zie Kas afsluiten aan het eind van de dag.

Wanneer een rekening niet heropend kan worden

De optie staat er niet, of Rowie zegt waarom, als:

de verkoop al helemaal of gedeeltelijk is terugbetaald,
de gast een betaling bij de bank heeft betwist en het geschil nog open is,
het de verkoop van een cadeaubon was,
hij is gesloten terwijl een deel nog niet betaald was,
hij ouder is dan 7 dagen,
een artikel van de verkoop op geen van je menu's meer staat.

Betaal hem in dat geval terug en sla zo nodig een nieuwe verkoop aan. Een verkoop met een open geschil kan ook niet worden terugbetaald totdat de bank beslist. Zie Geschillen en chargebacks.

Een verkoop kan maar één keer worden heropend. Is dat al gebeurd, dan staat er "Heropend als rekening" bij, met een link naar die rekening.