Boekingen op tafels

Als je boekingspagina boekingen op tafels zet, houdt elke boeking een tafel (of tegen elkaar geschoven tafels) vast zolang het gezelschap blijft. Je team ziet welke tafel geboekt is en wanneer, wie er nog moet komen, en zet het gezelschap meteen aan tafel met een rekening. Twee boekingen kunnen nooit tegelijk dezelfde tafel vasthouden.

Voordat je begint

• Boekingen op tafels horen bij Pro.
• Je hebt een plattegrond nodig met je tafels en het aantal plaatsen aan elke tafel. Plattegronden en tafel-QR-codes
• Je boekingsdienst moet vragen met hoeveel personen de gasten komen, zodat Rowie weet hoe groot de tafel moet zijn. Boekingspagina's en reserveringen
• Eigenaren en beheerders wijzigen de instellingen van de boekingspagina. Personeel kan tafels wijzigen en boekingen aan tafel zetten op de eigen vestiging.

Inschakelen

1. Open Verkopen → Boekingen en dan het tabblad Instellingen van je boekingspagina.
2. Kies in de tafelinstellingen hoe boekingen een tafel krijgen:

3. Stel de zittijd in: hoe lang een gezelschap zijn tafel houdt. Grotere gezelschappen kun je meer tijd geven, bijvoorbeeld 90 minuten voor maximaal 2 personen, 105 minuten voor maximaal 4 en 2 uur voor alles wat groter is. Zonder zittijd blijft een tafel vastgehouden voor de hele duur van de dienst.
4. Voeg als je wilt een buffer toe: een paar minuten die na elke boeking vrij blijven om de tafel af te ruimen en opnieuw te dekken.
5. Sla op.

Hoe Rowie een tafel kiest

Rowie kiest de kleinste vrije tafel waar het hele gezelschap aan past, zodat je grote tafels vrij blijven voor grote groepen. Is geen enkele tafel groot genoeg, dan kan Rowie twee of drie tafels die naast elkaar op dezelfde plattegrond staan tegen elkaar schuiven.

Een tafel waar nu gasten aan zitten, telt nog een tijdje als bezet, zodat een boeking nooit op een tafel terechtkomt die nog in gebruik is.

Een tafel kiezen of wijzigen

Open de boeking in het portaal of de app en wijzig de tafel. Vrije tafels staan bovenaan, met de suggestie van Rowie als eerste. Een tafel die op dat moment geboekt is, laat zien welke boeking hem vasthoudt. Je kunt één gezelschap maximaal vier tafels geven.

Hebben de tafels die je kiest minder plaatsen dan het gezelschap groot is, dan waarschuwt Rowie je, maar het mag wel: jij kent je zaal het best.

Wordt een boeking naar een andere tijd verplaatst, of verandert het aantal personen, dan houdt ze haar tafel als die nog vrij is. Zo niet, dan zoekt Rowie een nieuwe (automatisch) of wacht de boeking tot jij er een kiest (handmatig).

De dag overzien

De tijdlijn toont een rij voor elke tafel, de boekingen van de dag als balken langs de uren en een lijn voor de huidige tijd. In het portaal is het een weergave in Boekingen. In de app staat hij onder Meer → Boekingen.

Op de plattegrond (Bediening → Tafels in het portaal, het label Plattegrond op Verkopen → Menu in de app) toont elke tafel haar volgende boeking van vandaag, met de tijd en het aantal personen. De tafel wordt oranje 30 minuten voor de boeking, en rood als de gasten te laat zijn.

De plattegrond in de app toont ook de aankomsten: wie er in de komende 30 minuten verwacht wordt en wie te laat is. Tik op een boeking om die te openen.

Een boeking aan tafel zetten

Als de gasten binnenkomen, open je hun boeking en zet je ze meteen aan tafel. Rowie opent de rekening op hun tafel met het aantal gasten en hun naam, en markeert de boeking als aan tafel gezet. Hebben ze tegen elkaar geschoven tafels geboekt, dan worden die tafels aan de rekening gekoppeld.

Is hun tafel nog bezet, zet ze dan aan een andere tafel. De rekening gaat mee naar waar je ze plaatst, en Rowie laat je zien of die tafel door iemand anders geboekt was.

Als een boeking afloopt

Een tafel is weer vrij zodra de boeking ervan is geannuleerd, als niet verschenen is gemarkeerd of is voltooid.

Goed om te weten

• Op Starter blijven je tafelinstellingen bewaard, maar nieuwe boekingen krijgen geen tafel.
• Wil je gasten die niet komen iets in rekening brengen, zie dan No-showkosten.